หอจดหมายเหตุหรือที่เรียกว่าระเบียนหรือสำนักงานบันทึกที่เก็บสำหรับหน่วยงานของระเบียนที่จัดทำขึ้นหรือได้รับโดยหน่วยงานสาธารณะเซมิสาธารณะสถาบันหรือองค์กรธุรกิจในการทำธุรกรรมของกิจการและเก็บรักษาไว้โดยหน่วยงานหรือผู้สืบทอด คำว่าจดหมายเหตุซึ่งกำหนดเนื้อหาของบันทึกด้วยตัวเองมีที่มาจากภาษาฝรั่งเศสและหรือคำเรียกขานนั้นใช้ในประเทศในทวีปยุโรปส่วนใหญ่และในอเมริกา บันทึกข้อกำหนดและสำนักงานบันทึกนี้ใช้ในสหราชอาณาจักรและในบางส่วนของเครือจักรภพอังกฤษ
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับไลบรารีหัวข้อนี้: หอจดหมายเหตุจดหมายเหตุคือคอลเลกชันของเอกสารเอกสารและภาพถ่าย (มักไม่ได้เผยแพร่หรือไม่ซ้ำใคร) และบางครั้งอื่น ๆ ...แม้ว่าสถาบันการจัดเก็บเอกสารและการบริหารจดหมายเหตุบางอย่างอาจสืบเนื่องมาจากสมัยโบราณจดหมายเหตุและการบริหารจดหมายเหตุตามที่เข้าใจกันในปัจจุบันนับจากการปฏิวัติฝรั่งเศส ด้วยการก่อตั้งหอจดหมายเหตุ Nationales ในปี พ.ศ. 2332 และหอจดหมายเหตุDépartementalesในปี พ.ศ. 2339 นับเป็นครั้งแรกที่มีการบริหารงานหอจดหมายเหตุแบบรวมศูนย์ที่รวบรวมคลังเก็บข้อมูลที่ยังหลงเหลืออยู่ทั้งหมดและหน่วยงานสาธารณะที่จัดทำบันทึก ผลที่สองคือการยอมรับโดยปริยายว่ารัฐต้องรับผิดชอบในการดูแลมรดกเอกสารของตน ผลลัพธ์ที่สามคือหลักการของการเข้าถึงที่เก็บถาวรสู่สาธารณะ
แนวปฏิบัติและหลักการมีความแตกต่างกันไปบ้างในแต่ละประเทศ แต่รูปแบบโดยทั่วไปมักเป็นที่เก็บส่วนกลางและหากเงื่อนไขเป็นไปตามที่เก็บข้อมูลจังหวัด ฝรั่งเศสได้เก็บรักษาไว้ในหอจดหมายเหตุของแผนกไม่เพียง แต่เป็นหอจดหมายเหตุสมัยใหม่ที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่นี้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงจดหมายเหตุจากยุคก่อนวิวัฒนาการด้วย เนเธอร์แลนด์มีหอจดหมายเหตุของรัฐส่วนกลางและหอจดหมายเหตุประจำจังหวัด ความแตกแยกหลังสงครามโลกครั้งที่สองทำให้สหพันธ์สาธารณรัฐเยอรมนีมี Bundesarchiv ที่โคเบลนซ์และสาธารณรัฐประชาธิปไตยเยอรมันเป็นที่เก็บเอกสารกลางที่พอทสดัม แต่ยังมีที่เก็บในLänderหลายแห่งหรือรัฐ อิตาลีไม่มีสถาบันกลางสำหรับหอจดหมายเหตุของรัฐเพียงแห่งเดียว แต่มีคลังเก็บที่สำคัญหลายแห่งรวมกันภายใต้กระทรวงมหาดไทยซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงความแตกแยกก่อนหน้านี้ของประเทศ ในสหรัฐอเมริกาหอจดหมายเหตุแห่งชาติก่อตั้งขึ้นในปีพ. ศ. 2477 เพื่อเก็บบันทึกการเกษียณอายุของรัฐบาลแห่งชาติ พระราชบัญญัติการบันทึกของรัฐบาลกลางปี 1950 อนุญาตให้มีการจัดตั้งที่เก็บบันทึก "ระดับกลาง" ในหลายภูมิภาคซึ่งประเทศนี้ถูกแบ่งโดยฝ่ายบริหารบริการทั่วไป ภายใต้ระบบการปกครองของรัฐบาลกลางแต่ละรัฐของสหรัฐอเมริกามีหน่วยงานจดหมายเหตุของตนเองอย่างอิสระ ในแคนาดาในทำนองเดียวกันทั้งรัฐบาลออตตาวาของรัฐบาลกลางและหลายจังหวัดต่างก็เก็บรักษาเอกสารสำคัญของตนเองหอจดหมายเหตุของออสเตรเลียมีสำนักงานใหญ่ในแคนเบอร์ราและมีสาขาในเมืองหลวงของรัฐทุกแห่งและในดาร์วินและทาวน์สวิลล์ รัฐมีหอจดหมายเหตุของตนเองโดยปกติจะอยู่ภายใต้การจัดการห้องสมุดของรัฐ
พระราชบัญญัติการบันทึกสาธารณะของอังกฤษในปีพ. ศ. 2381 ได้นำคอลเลกชันที่แยกจากกันทั้งหมดมารวมกันและวางไว้ภายใต้สำนักงานบันทึกสาธารณะ อังกฤษจึงเป็นตัวอย่างที่โดดเด่นของการรวมศูนย์ในขณะที่แนวทางปฏิบัติตามปกติมากขึ้นตามที่แนะนำไปแล้วคือการกระจายอำนาจของหอจดหมายเหตุไปยังพื้นที่ภายในประเทศที่พวกเขาเกิดขึ้น หอจดหมายเหตุแห่งชาติของนิวซีแลนด์มีการรวมศูนย์เช่นเดียวกับหอจดหมายเหตุของอินเดียและปากีสถาน ญี่ปุ่นไม่มีหอจดหมายเหตุแห่งชาติ บันทึกของมันยังคงอยู่ในความดูแลของกระทรวง
องค์การสหประชาชาติและองค์กรระหว่างประเทศหลายแห่งเก็บรักษาเอกสารสำคัญ International Council on Archives ก่อตั้งขึ้นในปี พ.ศ. 2491 โดยการประชุมนักเก็บเอกสารมืออาชีพในปารีสภายใต้การอุปถัมภ์ของ UNESCO การเป็นสมาชิกเปิดกว้างสำหรับผู้จัดเก็บเอกสารมืออาชีพและตัวแทนของ (1) ผู้อำนวยการหรือการบริหารจดหมายเหตุส่วนกลาง (2) สมาคมผู้จัดเก็บเอกสารในระดับชาติหรือระดับนานาชาติและ (3) สถาบันจดหมายเหตุทั้งหมด
ศาสตร์แห่งการควบคุมบันทึกต้องเผชิญกับประเด็นสำคัญอย่างน้อยสามประการ: (1) การกำหนดประเภทของบันทึกที่จะลบออกจากหน่วยงานต้นทาง (2) เวลาในการจำหน่ายและ (3) ลักษณะการจัดการ การปฏิบัติมีหลากหลาย แต่การกำจัดมักเกิดขึ้นก่อนที่จะมีการถ่ายโอนบันทึกจากหน่วยงานต้นทาง บางประเทศโดยเฉพาะอย่างยิ่งประเทศที่มีประวัติศาสตร์ย้อนหลังไปหลายศตวรรษได้ห้ามมิให้มีการลบบันทึกที่ทำขึ้นก่อนวันที่ระบุ
ในศตวรรษที่ 20 นักเก็บเอกสารต้องเผชิญกับการจัดการบันทึกประเภทใหม่ ๆ เช่นบันทึกภาพถ่ายภาพเคลื่อนไหวการบันทึกเสียงและบันทึกที่เก็บรักษาด้วยคอมพิวเตอร์ Microcopy หรือไมโครฟิล์มสถานะทางกฎหมายซึ่งโดยปกติแล้วสำเนาบันทึกจะต้องถูกกำหนดโดยกฎหมายพิเศษเป็นสื่อที่ใช้งานได้จริงในการทำสำเนาบันทึกเพิ่มเติมเพื่อความปลอดภัยจากการกระทำในสงคราม เพื่อป้องกันการเสื่อมสภาพหรือความเสียหายตามปกติ เพื่อใช้ในการแลกเปลี่ยนระหว่างประเทศ แทนเงินกู้หรือเพื่อความสะดวกแก่นักวิชาการ เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมการผูกและการจัดเก็บ เป็นวิธีการเสริมด้วยวัสดุค้ำประกันหน่วยงานหลักของบันทึก; และเป็นรูปแบบของสิ่งพิมพ์ การปฏิบัติและความเชื่อมีความแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ เมื่อแนวคิดทางสังคมเศรษฐกิจและประวัติศาสตร์วัฒนธรรมพัฒนาขึ้นเนื่องจากความเป็นอุตสาหกรรมมีบทบาทที่โดดเด่นมากขึ้นในกิจการระดับชาติและระดับนานาชาติเนื่องจากความเป็นประชาธิปไตยแพร่กระจายไปทั่วโลกดังนั้นจึงมีการตระหนักถึงความสำคัญของจดหมายเหตุทางธุรกิจจดหมายเหตุสถาบันและเอกสารของบุคคลที่ไม่จำเป็นต้องมีความโดดเด่น เยอรมนีเป็นประเทศแรกที่ตระหนักถึงคุณค่าของเอกสารสำคัญทางธุรกิจ เบลเยียมสวิตเซอร์แลนด์และเนเธอร์แลนด์ตามมาในไม่ช้า และฝรั่งเศสอังกฤษเดนมาร์กและสหรัฐอเมริกาเป็นตัวอย่างในระดับที่แตกต่างกันและลักษณะของการยอมรับในภายหลังเยอรมนีเป็นประเทศแรกที่ตระหนักถึงคุณค่าของจดหมายเหตุทางธุรกิจ เบลเยียมสวิตเซอร์แลนด์และเนเธอร์แลนด์ตามมาในไม่ช้า และฝรั่งเศสอังกฤษเดนมาร์กและสหรัฐอเมริกาเป็นตัวอย่างในระดับที่แตกต่างกันและลักษณะของการยอมรับในภายหลังเยอรมนีเป็นประเทศแรกที่ตระหนักถึงคุณค่าของจดหมายเหตุทางธุรกิจ เบลเยียมสวิตเซอร์แลนด์และเนเธอร์แลนด์ตามมาในไม่ช้า และฝรั่งเศสอังกฤษเดนมาร์กและสหรัฐอเมริกาเป็นตัวอย่างในระดับที่แตกต่างกันและลักษณะของการยอมรับในภายหลัง
บทความนี้ได้รับการแก้ไขและปรับปรุงล่าสุดโดย Robert Lewis ผู้ช่วยบรรณาธิการ
